Sous la supervision de la direction adjointe, l’adjointe administrative répond aux demandes de renseignement reçues par téléphone, accueille les visiteurs, prépare la correspondance, les relevés, les horaires, les photocopies et autres documents connexes. Elle compile, prépare et assure le suivi de rapports statistiques. Elle révise, et finalise la correspondance et les autres documents.
Responsabilités liées au poste :
- Accueillir les visiteurs, déterminer les buts de leur visite et les diriger vers la personne appropriée ;
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriels et le cas échéant, transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées ;
- Saisir à l’ordinateur divers documents (curriculum vitae, rapports périodiques et annuels, formulaires, etc.) ;
- Tenir les registres de présences des participants
- Préparer les paies, les relevés d’emplois et autres relevés pour Stagem;
- Produire les rapports journaliers de rentabilité des lignes de production et les remettre à la direction au plus tard le lendemain matin.
- Planifier, conjointement avec la direction adjointe et le formateur, l’arrivée de nouveaux participants et réaliser l’ouverture des dossiers de ceux-ci ;
- Compiler les données statistiques périodiques et autres rapports ;
- Assurer le traitement des communications ;
- Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire ;
- Apprendre la facturation des comptes clients en collaboration avec la technicienne comptable
- Effectuer périodiquement la mise à jour du procédurier associé au poste d’adjointe administrative ;
- Au besoin, lors de l’absence de la technicienne comptable, compléter les rapports de production et la facturation;
- Produire et imprimer les tags pour les ballots de bois ou apprendre progressivement à un participant choisit la méthode de production ;
- Effectuer toutes autres tâches à la demande du supérieur immédiat.
Qualifications requises :
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, en comptabilité ou en bureautique.
- Expérience de 2 ans.
Qualités et compétences:
- Organisation;
- Aptitudes de coordination;
- Proactivité;
- Habiletés interpersonnelles supérieures;
- Travail en équipe;
- Disponibilité;
- Autonomie;
- Rigueur.
Conditions de travail :
- Salaire très compétitif, à être discuté;
- Horaire de 35-40 heures par semaine;
- 3 semaines de vacances;
- Assurances collectives;
- Cotisation REER.
Documents requis :
- Lettre de présentation;
- Curriculum Vitae;
- Références.
Coordonnées pour postuler :
- Nom de la personne à contacter :
- Marie-Ève Lebel (Directrice générale adjointe)
- Moyen de communication :
- Téléphone : 418-275-7241
- Télécopieur : 418-275-6116
- Courriel : mlebel@equitem.ca