Sous la supervision de la directrice générale, la personne en soutien à l’administration travaille conjointement avec la coordonnatrice de l’intervention et le personnel administratif. Son rôle est de supporter l’équipe dans leur travail en accomplissant diverses tâches administratives.
Descriptions des tâches :
1. Faire la rédaction et la préparation de différents documents : ordre du jour et procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle (A.G.A.), attestation d’emploi, etc.;
2. Préparer et acheminer les documents de l’A.G.A. aux bailleurs de fonds (PSOC, Centraide, Emploi-Québec, SHQ, etc.);
3. Accueillir de façon professionnelle les client.e.s, les fournisseur.e.s et les visiteur.e.s qui se présentent à l’entrepôt;
4. Contacter les partenaires pour les impressions, la commande de nourriture, la location de salle, la réparation d’équipement, etc.;
5. Mettre à jour les bons de commandes clients et de la boutique, s’assurer que les listes de prix soient à jour;
6. Faire l’impression des documents nécessaires aux entrevues des participant.e.s, constituer les pochettes bleu (intervention) et rose (comptabilité) et cartables de suivi;
7. Faire l’ouverture et la fermeture des dossiers des participant.e.s dans MSI;
8. Remplir la fiche d’identification des participant.e.s et remettre une copie à la comptabilité;
9. Joindre le contrat de travail signé, le questionnaire d’entrevue, le rapport de fin de parcours des participant.e.s;
10. Tenir à jour les dossiers et registres des participant.e.s;
11. Compiler les statistiques annuelles des participant.e.s;
12. Remplir la grille annuelle d’éloignement du CEIQ;
13. Remplir les documents statistiques pour les redditions de comptes (Service-Québec, CEIQ, etc.);
14. Remplir certaines demandes de financement et assurer la reddition de compte;
15. Imprimer les certificats de fin de stage, les faire signer et les plastifier;
16. Soutenir la rédaction, la création et la publication des outils de communication sur les réseaux sociaux;
17. Tenir à jour le calendrier des anniversaires des employé.e.s et participant.e.s;
18. Soutien à la rédaction des infolettres et autres communications externes;
19. Faire des achats courants;
20. Toutes autres tâches connexes.
Connaissances et compétences nécessaires :
- Études et/ou expérience en administration ou autre domaine pertinent;
- Maîtrise parfaite de la langue française parlée et écrite. Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée ;
- Connaissance approfondie de l’environnement PC, Suite Office 365 (Outlook, Excel, Word etc). Photoshop, Mailchimp et WordPress;
- Notions de base en comptabilité;
- Habilité à coordonner plusieurs tâches à la fois et gérer les priorités, bonne gestion du stress et avoir la capacité d’apprendre rapidement;
- Habilité d’un sens d’initiative, faire preuve de professionnalisme et être très organisé dans l’exécution de son travail;
- Permis de conduire valide, un atout.
Condition de travail :
- 28h par semaine;
- 16.22$/h et 17.35$/h, selon expérience;
- Trois mois de probation;
- Assurances collectives et REER après un an;
- Peut être amené à travailler de soir ou de fin de semaine (très rare)
- Peut être amené à représenter l’organisation à l’extérieur de la ville.
Pour postuler, envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à l’attention de Marianne Forgues à : info@distributionsescalier.com avant le 20 août prochain.
*Les informations fournies ci-dessus ne constituent pas la liste exhaustive des tâches, responsabilités, connaissances et compétences du poste décrit. Leur objectif est de fournir une description générale de la nature du poste.*