Offre d'emploi : Agent-e administratif-ve - CEIQ

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du directeur général, la personne occupant ce poste est responsable d’appuyer ce dernier dans les l’ensemble des aspects de son travail afin d’atteindre les objectifs de l’organisation. Elle aura comme mandat principal de s’assurer du bon fonctionnement du bureau et des suivis des décisions prises. Responsable de l’agenda de la direction générale, elle évalue le niveau d’importance des demandes adressées au Collectif en son absence. Cette personne assure la prise de notes lors des séances du conseil d’administration, assure le lien avec les membres, organise les rencontres des membres et planifie les différents comités de travail. Elle contribue également à la correction de différents rapports et documents en lien avec les activités du regroupement.

PROFIL RECHERCHÉ :

La personne doit être fiable et son expérience de travail nous démontre qu’elle fait preuve d’autonomie, de leadership, de dynamisme et de rigueur.

Comme elle traite des informations sensibles et confidentielles, elle doit démontrer un haut niveau de professionnalisme, être très discrète et faire preuve d’un très grand sens de l’éthique. Elle devra également faire preuve d’écoute et d’un bon jugement.

Dans l’établissement de ses rapports, elle devra être rassembleuse, user de concertation dans l’exercice de ses fonctions, faire preuve de souplesse et être apte à développer un lien de confiance avec les membres.

Elle devra être disposée à se déplacer régulièrement à travers le Québec.  

PRINCIPALES TÂCHES :

• Assurer le secrétariat (gestion de l’agenda, déplacements, courrier, réception, répondre aux différentes demandes d’information pour l’ensemble des activités du CEIQ, etc.)
• Préparer et organiser les conseils d’administration, les assemblées des membres, les rencontres de travail et les différentes réunions : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, logistique, inscription des participants, facturation, prise de notes, rédaction des procès-verbaux et en faire le suivi.
• Assurer la circulation de l’information entre la direction générale, les employés et les membres
• Assurer le service aux membres
• Participer à l’organisation et au suivi des comités de travail, des dossiers et des projets du CEIQ
• Assurer le lien et les suivis en l’absence de la direction générale afin de préparer et d’alléger au maximum le travail de celle-ci
• Gestion de la cotisation et des documents annuels des membres
• Effectuer la correction et la mise en page de différents documents en lien avec les activités du regroupement
• Assurer le classement des dossiers, la gestion des achats et des fournitures de bureau

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS :

• Un DEC en administration, AEC ou DEP en Bureautique – Secrétariat ou toute autre discipline connexe
• Expérience pertinente de 1 à 3 ans
• Excellentes aptitudes en français (oral et écrit), bilinguisme un atout
• Excellente connaissance des logiciels informatiques de base (suite Office)
• Connaissance du logiciel de comptabilité Sage 50
• Une expérience notable en comptabilité sera considérée comme un atout
• Connaissance de base en graphisme
• Connaissance des entreprises d’insertion et des enjeux liés aux secteurs de l’économie sociale et de l’action communautaire

Date d’entrée en fonction : Dès que possible